Je bestanden organiseren is belangrijker dan je denkt. Een goede mappenstructuur kan je werk aanzienlijk efficiënter maken en veel tijd besparen. Niet alleen vind je sneller wat je zoekt, maar het vergemakkelijkt ook het maken van back-ups. Met een overzichtelijke mappenstructuur kun je namelijk alleen de belangrijke bestanden back-uppen. In tegenstelling hiermee leidt een gebrek aan structuur vaak tot het kopiëren van bestanden die eigenlijk niet nodig zijn.
Nog een ander niet te verwaarlozen voordeel is dat wanneer je pc gebruikt voor je werk het risico op het kopiëren van privébestanden veel kleiner is. Stel je maar eens voor: de afdelingschef vraagt een kopie van een volledig dossier. Je kopieert snel alle bestanden die hier en daar in een map staan. Een moment niet opgelet en je kopieert per ongeluk een privébestand mee. Met een goede mappenstructuur voorkom je dergelijke vergissingen en zorg je voor een georganiseerde en professionele werkomgeving.
Maar wat is een goede mappenstructuur?
Windows voorziet eigenlijk al de basis voor een uitstekende structuur met de mappen Downloads, Afbeeldingen, Documenten, Muziek en Video’s. Maar dit is natuurlijk niet voldoende. Het is de bedoeling van nog submappen aan te maken. Zo kan je mappen aanmaken per project, klant volgens datum of een ander relevant criteria. Hieronder zie je een voorbeeld mappenstructuur.
De mappenstructuur nog meer in de kijker zetten
Wil je nog een stapje verder gaan dan kan je natuurlijk ook de pictogrammen van de submappen wijzigen. Klik met de rechterkant op de submap en ga naar het tabblad extra, onderaan kan je het pictogram aanpassen. Let op het pictogram van de hoofdmappen Downloads, Afbeeldingen, Documenten, Muziek en Video’s kan je niet aanpassen.
Vermijd het gebruik van bibliotheken
Gebruik de traditionele mappenstructuur in plaats van bibliotheken. Sla je bestanden direct op in mappen zoals Documenten, Afbeeldingen, Muziek, enzovoort, binnen je gebruikersmap. Bibliotheken zijn geen echte mappen, maar virtuele weergaven. Dit kan verwarrend zijn omdat bestanden wel zichtbaar zijn in de bibliotheek, maar niet fysiek op die locatie staan. Dit kan leiden tot verwarring over waar bestanden daadwerkelijk zijn opgeslagen. Zo kan je bijvoorbeeld je pc opruimen en denken dat je bestanden veilig in een map staan hebt. Als je niet door hebt dat de map een bibliotheek is en je daarna gaat kijken kunnen je foto’s weg zijn!
